직장인이라면 꼭 알아야 할 상사에게 보고하는 방법 [3가지]

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1) 결론부터 말하고 의견은 그 다음에 말하라.

상사에게 정보를 전달할 때, 두괄식인 결론 우선 전략은 핵심을 빠르게 전달하고 불필요한 혼란을 방지하는 데 탁월한 방법입니다.

 

예를 들어, "사장님, 심각한 상황이 발생했습니다."라고 시작하는 것보다 "거래처에서 15% 물량에 대한 반품 요청이 들어왔습니다."라고 결론을 먼저 제시하는 것이 효과적입니다. 이렇게 함으로써 상사는 신속하게 상황을 이해하고, 그에 따른 조치를 취할 수 있습니다.

 

그러나 중요한 점은 의견을 뒤로 미루는 것입니다. 심각한 상황에 대한 판단은 사장에게 달려있으며, 직원이 사전에 의견을 덧붙이면 그것이 객관성을 해칠 수 있습니다. "김 대리가 아무래도 사고를 칠 것 같습니다."보다는 "김 대리가 어제 오후부터 연락이 되지 않고 있습니다."와 같이 객관적이고 냉정한 사실을 제시하는 것이 중요합니다.

 

회사에서 사용하는 언어와 회사의 상황을 고려하여 실제 상황을 정확하게 전달하는 것이 필요합니다. "금요일 날 일정이 있으신가요?"보다는 "금요일 2시에 일본 바이어가 긴급 온라인 회의를 하자는 요청이 있었습니다."와 같이 두괄식으로 결론부터 전달하는 것이 효과적입니다.

 

이러한 두괄식 결론 전략을 통해 회사 내 의사소통을 향상시키고 업무 효율성을 높일 수 있습니다. 효과적인 의사 전달은 조직 내에서의 협업을 원활하게 하며, 상사에게 필요한 정보를 명확하게 전달하는 데 큰 도움이 됩니다.

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2) 형용사가 아니라 숫자로 말하게 하라.

프로젝트나 업무 성과를 평가하거나 전달할 때, 형용사보다는 구체적인 숫자를 사용하는 것이 효과적입니다. "상당한 성과"라는 표현은 모호하고 주관적일 수 있지만, "이번 프로젝트 이후 70% 이상의 고객이 재사용 의사가 있다고 조사되었습니다"와 같이 숫자로 명확하게 표현하면 정보를 더 명확하게 전달할 수 있습니다.

 

회사에서는 항상 숫자로 움직이는 것이 중요합니다. 숫자를 사용하면 상대적인 비교가 가능하며, 자원 분배에 대한 판단이 빨라지고 의사 결정이 쉬워집니다. "70% 이상의 고객"이라는 정보는 단순히 성과를 나타내는 것뿐만 아니라 재사용 의사에 대한 구체적인 데이터를 제공합니다.

 

이렇게 숫자로 말함으로써 사내 의사 소통이 더 효율적으로 이루어질 수 있습니다. 직원들이 가능한 모든 정보를 숫자로 표현하도록 훈련받으면, 그것이 회사 운영에 큰 도움이 됩니다. 익숙해진다면 회사의 성과를 더욱 정확하게 파악하고 관리할 수 있게 될 것입니다.

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3) 모호하지 않고 구체적으로 말하게 하라.

팀원들에게 명확한 지시를 내리거나 의견을 전달할 때는 모호하지 않고 구체적인 언어를 사용하는 것이 중요합니다. "이번 기획안에 저희 부서 의견도 고려해주십시오."라는 표현은 너무 추상적이며, 받는 입장에서는 실질적인 행동이 불분명합니다. 피로감을 느끼게 하는 보고는 피하고, 대신 "이번 행사장 디자인은 저희 팀에서 맡고 싶습니다."와 같이 명확한 주장을 표현해야 합니다.

 

팀장이 자신의 의견을 명확히 밝히면서 부연 설명으로 구체적인 이유와 예시를 제시하면 효과가 더 커집니다. "김 대리와 이 대리가 이번에 자신들의 능력을 보여 주고 싶어하고, 저도 두 사람이 이 업무를 해낼 수 있다고 생각합니다."와 같은 후속 설명을 통해 구체적인 계획과 팀 내 협력을 강조하면, 받는 이에게 명확한 행동 방향과 이유를 전달할 수 있습니다.

 

이처럼 모호함을 최소화하고 구체성을 갖춘 의사 전달은 팀의 효율성을 높이고 오해와 혼란을 방지할 수 있습니다. 구체적인 목표와 계획을 제시하면 팀원들도 명확한 방향을 받아들이기 쉽습니다.

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4) 모든 지시의 끝은 마무리 보고

좋은 직원은 업무 종료 후 명확한 마무리 보고를 습관화합니다. 일을 시작하면 지시를 명확히 이해하고, 일정이 늦어진다면 즉각 상황을 보고합니다. 예를 들어, 중요한 분기 보고서 작성에 관한 지시를 받았다면 아래와 같은 보고가 이루어집니다.

 

"회계사에게 증빙 자료를 3월 15일 전에 제출해야 하는 지시가 있었습니다. 재무팀의 일부 자료가 아직 준비되지 않아 시간이 추가로 필요할 것 같습니다“. 이후 ”다행히도, 관련 서류는 지시한 날 오후 3시까지 모두 회계사에게 제출했고, 확인까지 완료했습니다."

 

이렇게 상사에게 받은 지시를 명확하게 수행하고 나면 "받았다"는 확인 보고가 중요합니다. 이를 통해 업무가 종료된 것이 아니라 업무 종료 후의 확인까지 신경 쓰인 것을 알 수 있습니다. 만약 추가적인 확인이나 조치가 필요하다면 이에 대한 보고도 이어질 수 있습니다.

 

이러한 프로세스가 상호간의 신뢰를 쌓아가고, 불필요한 오해와 업무량을 줄여 회사 전체의 효율성을 높일 수 있습니다. 모든 업무에 대한 명료하고 체계적인 보고는 회사의 성과를 더욱 높여 나가는 길일 것입니다.

 

 

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